System zarządzania dokumentami

Z Wikipedii

System zarządzania dokumentami jest to narzędzie informatyczne pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach: przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływające z otoczenia (np. zamówienia od klientów, faktury, listy, i inne). W zakresie zarządzania wiedzą techniki te w szczególny sposób wspomagają obszar gromadzenia i organizowania zasobów wiedzy.

Na szczególną uwagę w zakresie zarządzania dokumentami zasługuje wzrost popularności narzędzi OCR (Optical Character Recognition) przetwarzających dokumenty z formy papierowej (graficznej) w formę tekstową dającą się w prosty sposób indeksować i zapisywać we wszelkiego rodzaju komputerowych bazach danych.

Funkcje informatycznych systemów zarządzania dokumentami

• rejestrowanie
• porządkowanie
• klasyfikacja
• zarządzanie wersjami
• zarządzanie sposobami obiegu dokumentów
• archiwizacja
• powiadomienia osobiste bądź dla grup użytkowników o zmianach
• monitorowanie plików i folderów
• pozwala na pracę na plikach o różnych formatach
• operacje przenoszenia, wysyłania w obieg, usuwania

Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być definiowane przez użytkownika systemu.

Niektóre systemy zarządzania są zintegrowane z systemami workflow, gdzie każda z osób pracuje nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom.

Przykładowe aplikacje zarządzania dokumentami

• OWL Knowledge Base
• KnowledgeTree