DocStorage - archiwizacja dokumentów, obieg dokumentów, system zarządzania dokumentami

Bardzo atrakcyjne ceny dla małych i średnich przedsiębiorstw! Za darmo do 500 dokumentów! Gwarancja najniższej ceny! Pobierz teraz! Wersja 1.1.0 dla Windows Pobierz teraz! Wersja 1.1.0 dla Linux x86 Zakup licencję, zamów szkolenie, wdrożenie, zapytaj o cenę Zadaj pytanie, poproś o pomoc Opisz swoje potrzeby Zostań oficjalnym dystrybutorem, zapytaj o ofertę dla dystrybutorów

Jedna baza danych dla wszystkich faktur, gwarancji, protokołów i innych dokumentów. Archiwizacja dokumentów, obieg dokumentów. SILVERCODERS DocStorage jest narzędziem, które pomoże Państwu usprawnić zarządzanie dokumentami w Państwa firmie. Przy dużej ilości elektronicznych lub papierowych dokumentów posiadanie jednej bazy danych dla wszystkich faktur, gwarancji, protokołów i innych dokumentów będzie dla Państwa olbrzymim ułatwieniem. W tym scenariuszu możliwe jest przeglądanie i czytanie dokumentów, dzielenie ich na kategorie, dokonywanie agregacji i raportów na każdej stacji roboczej. Przygotowanie zadania tworzenia kopii zapasowej wszystkich dokumentów w instytucji również będzie prostą sprawą. Elektroniczna archiwizacja dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów to technologie przyszłości.

Wydobywanie tekstu z dokumentów różnego formatu Dokumenty mogą być dodawane do bazy danych  z użyciem lokalnych plików na stacji roboczej lub też bezpośrednio ze skanera oraz automatycznie kompresowane. DocStorage potrafi wydobyć tekst z dokumentów w formacie doc, xls, ppt, pdf, rtf, odt, ods, odp, docx, xlsx, pptx i wielu innych i przechowywać go wraz z oryginalną binarną wersją. Mogą Państwo czytać szybko dokumenty bez dodatkowych aplikacji, które czasem wymagają dodatkowych licencji i czasu na załadowanie za każdym razem gdy otwierany jest plik. Aplikacja może użyć silnika OCR, aby wydobyć tekst również ze skanowanych dokumentów. Wydobywanie tekstu z dokumentów oznacza, że można przeprowadzić globalne wyszukiwanie pełnotekstowe we wszystkich dokumentach bez myślenia o ich formacie. Słowa kluczowe są podświetlane podczas oglądania dokumentów, które spełniają podane kryteria.

Wersjonowanie i podpisywanie dokumentów DocStorage wspiera wersjonowanie dokumentów, więc możliwe jest przechowywanie wszystkich wersji dokumentu i zarządzanie nimi. Zaimplementowane wykrywanie duplikatów (Single Instance Storage) minimalizuje ilość przestrzeni dyskowej używanej do przechowywania dokumentów. Notatki dołączane do dokumentów oraz podpisywanie dokumentów daje Państwa firmie możliwość efektywnego zarządzania dokumentami.

Integracja z pakietami biurowymi Zapewniamy pełną integrację z wiodącymi pakietami biurowymi takimi jak Microsoft Office i OpenOffice. Wspierane jest pełnotekstowe indeksowanie ich formatów plików, włącznie z OpenDocument (znanym także jako ODF i ISO/IEC 26300, pełna nazwa: OASIS Open Document Format for Office Applications) i Office Open XML (ISO/IEC 29500, zwanym także OOXML, OpenXML lub MSOOXML) wprowadzonym jako nowy domyślny format w Microsoft Office 2007. Gdy DocStorage jest zainstalowany dokumenty mogą być w prosty i szybki sposób dodawane do bazy danych przy użyciu polecenia na nowym pasku narzędziowym, który pojawi się w aplikacjach biurowych. Dokumenty przechowywane już w bazie danych mogą być otwierane bezpośrednio w aplikacjach biurowych i po wykonaniu jakiejkolwiek modyfikacji mogą być przesłane do DocStorage jako nowa wersja.

Możliwość pracy wielostanowiskowej Program może pracować w sieci, dzięki czemu wszystkie operacje mogą być dokonywane na wielu stanowiskach komputerowych, przez wielu użytkowników jednocześnie. Możliwy jest centralny nadzór nad pracą całego systemu. Praca wielostanowiskowa nie wiąże się ze znaczącym podniesieniem kosztów. W razie potrzeby aplikacja może współpracować z darmowymi serwerami bazodanowymi PostgreSQLi FirebirdSQL. Oczywiście obsługiwane są również inne popularne produkty, jak Microsoft SQL Server, dzięki czemu istnieje możliwość wykorzystania zakupionych wcześniej licencji na tego typu produkty. Przy użyciu DocStorage Web Module możliwy jest dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie z komputerów, urządzeń typu PDA, telefonów komórkowych itd. Moduł może być osadzony w serwisie internetowym, dzięki czemu publiczne dokumenty mogą być udostępnione w sieci WWW.

Darmowy test przed zakupem Już teraz możesz zapoznać się z naszym programem. Bez wykupionej licencji DocStorage może przechowywać do pięciuset dokumentów. Jest to ilość wystarczająca aby zrozumieć podstawowe zasady funkcjonowania programu przed poniesieniem jakichkolwiek kosztów. [Zapoznaj się też z listą referencyjną firmy.]

Współpraca programów DocStorage i Środki Trwałe DocStorage może stanowić znakomite uzupełnienie programu Środki Trwałe. Środki Trwałe to program służący do ewidencjonowania przedmiotów w Państwa firmie. Często zachodzi potrzeba dołączenia zdjęcia, faktury, gwarancji lub innego dokumentu do inwentaryzowanego elementu. Jest to możliwe przy użyciu tych obu programów. Dużym atutem tej pary jest prostota obsługi, co znajduje uznanie wśród naszych klientów i wypiera inne programy o podobnej tematyce. [Więcej o programie Środki Trwałe]

Wdrożenia, szkolenia, pomoc techniczna po zakupieniu programu Naszym klientom poza wdrożeniem i skonfigurowaniem oprogramowania oraz dopasowaniem do indywidualnych potrzeb oferujemy kompleksowe szkolenia z zakresu obsługi danego programu. Oprócz tego świadczymy usługi pomocy technicznej, które poza pomocą dotyczącą obsługi oprogramowania dają również możliwość darmowego dostępu do najnowszych wersji programu.

Po złożeniu zamówienia u nas nie musisz martwić się o sprzęt i oprogramowanie, ponieważ tym zajmiemy się my.

Za darmo do 500 dokumentów! Wypróbuj teraz!

Pobierz teraz! Wersja 1.1.0 dla Windows	Pobierz teraz! Wersja 1.1.0 dla Linux x86
Zakup licencję, zamów szkolenie, wdrożenie, zapytaj o cenę	Zadaj pytanie, poproś o pomoc Opisz swoje potrzeby
Zostań oficjalnym dystrybutorem, zapytaj o ofertę dla dystrybutorów

System zarządzania dokumentami (DMS) jest programem komputerowym, lub zestawem programów komputerowych, używanych do archiwizacji dokumentów elektronicznych i obrazów (skanów) dokumentów papierowych, ich przechowywania i śledzenia. System zarządzania dokumentami może stanowić część większego systemu klasy Enterprise Content Management (ECM).

Elektroniczne archiwum dokumentów może być dodatkowo wyposażone w narzędzia elektronicznego obiegu dokumentów lub zintegrowanie z nimi. Dzięki nim każda z osób może pracować nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji a następnie przekazywać go kolejnym pracownikom.

Zastosowaniem systemów zarządzania dokumentami jest wspomaganie przetwarzania zarówno dokumentów wewnętrznych, powstających i wykorzystywanych w organizacjach, jak i dokumentów napływających z otoczenia, takich jak zamówienia od klientów czy faktury kosztowe.

Integracja z narzędziami OCR (Optical Character Recognition), pozwala przetworzyć dokumenty z postaci papierowej (graficznej) w formę tekstową i daje możliwość przechowywania, indeksowania i przeszukiwania tradycyjnych dokumentów w elektronicznym archiwum.

Funkcje informatycznych systemów zarządzania dokumentami to przede wszystkim: rejestrowanie, porządkowanie i klasyfikacja dokumentów, kontrola ich wersji, archiwizacja danych, powiadomienia o zmianach, monitorowanie plików i folderów, obsługa różnych formatów plików, przenoszenie dokumentów, wysyłanie ich w obieg, zarządzanie obiegiem dokumentów.

Dla każdego dokumentu przechowywane są zazwyczaj skojarzone z nim metadane. Mogą one zawierać np. datę dodania dokumentu lub identyfikator użytkownika, który dokument umieścił w systemie. System zarządzania dokumentami może także wydobywać metadane z dokumentów automatycznie lub umożliwiać użytkownikom dodawanie metadanych. Niektóre systemy używają OCR dla zestanowanych obrazów lub wydobywają tekst z elektronicznych dokumentów. Uzyskany w ten sposób tekst może być użyty do wyszukiwania dokumentów według słów kluczowych.

Wiele systemów zarządzania dokumentami integruje się bezpośrednio z innymi aplikacjami, aby ich użytkownicy mogli otwierać dokumenty bezpośrednio z repozytorium dokumentów, wykonywać zmiany i zapisywać zmiany z powrotem do repozytorium jako nową wersję, bez opuszczania aplikacji. Integracja zazwyczaj dotyczy pakietów biurowych, klientów pocztowych i aplikacji do pracy grupowej.

Poza prostym dostępem do poszczególnych dokumentów, zazwyczaj na podstawie unikalnego identyfikatora, system zarządzania dokumentami oferuje zazwyczaj funkcje wyszukiwania uwzględniający metadane, jak i samą treść dokumentu. Niektóre systemy umożliwiają zastosowanie złożonych wyrażeń z użyciem operatorów i wielu słów kluczowych. Dostęp może być realizowany za pomocą wcześniej zbudowanych indeksów, lub na bieżąco skanować dane, co jednak jest dużo bardziej czasochłonne.

Wstęp

DocStorage oferuje wysokowydajne, w pełni funkcjonalne, punktowane wyszukiwanie pełnotekstowe w przechowywanych dokumentach.

Każde zapytanie składa się z wyrażeń i operatorów. Istnieją dwa typy wyrażeń: wyrażenia pojedyncze i zwroty. Wyrażenie pojedyncze jest pojedynczym słowem takim jak "dokument" lub "zarządzanie". Zwrot to grupa słów otoczona cudzysłowami taka jak "zarządanie dokumentami".

Kilka wyrażeń może być łączonych razem za pomocą operatorów logicznych w celu stworzenia bardziej złożonego zapytania (patrz poniżej). DocStorage wspiera dodatkowe modyfikowanie wyrażeń zapytania aby zapewnić szeroki zakres opcji wyszukiwania.

Wyszukiwania z wieloznacznikami

DocStorage obsługuje wyszukiwania z wieloznacznikami lokalnymi i ogólnymi w wyrażeniach pojedynczych (nie są obsługiwane w zwrotach).

Aby przeprowadzić wyszukiwanie z wieloznacznikiem pojedynczym użyj symbolu "?".

Aby przeprowadzić wyszukiwanie z wieloznacznikiem ogólnym użyj symbolu "*".

Wyszukiwanie z wieloznacznikiem lokalnym poszukuje wyrażeń, które pasują do zadanych po wymianie jednego ze znaków. Na przykład, aby wyszukać wyrażeń "text" or "test" możesz użyć zapytania:

te?t

Wyszukiwanie z wieloznacznikiem ogólnym poszukuje wyrażeń, które pasują do zadanych po uwzględnieniu dodatkowych 0 lub więcej znaków. Na przykład, aby wyszukać wyrażeń "test", "tests" lub "tester", możesz użyć zapytania:

test*

Możesz też używać wieloznaczników w środku wyrażenia.

te*t

Uwaga: Nie możesz używać symboli "*" lub "?" jako pierwszego znaku zapytania.

Wyszukiwania przybliżone

DocStorage wspiera wyszukiwania przybliżone bazując na algorytmie "Levenshtein Distance" lub "Edit Distance". Aby wykonać wyszukiwanie przybliżone użyj znaku tyldy, "~", na końcu pojedynczego wyrażenia. Na przykład aby wyszukać wyrażenia zbliżone w pisowni do słowa "dokument" użyj wyszukiwania przybliżonego:

dokument~

To zapytanie zwróci odnajdzie wyrażenia takie jak "dokumenty".

Dodatkowy (opcjonalny) argument może określać wymagane podobieństwo. Wartość musi być pomiędzy 0 i 1, z wartościami bliżej 1 oznaczającymi wyszukiwanie wyrażeń z większym podobieństwem. Dla przykładu:

dokument~0.8

Wartość domyślna, która jest używana gdy argument nie jest podany to 0.5.

Wyszukiwania uwzględniające odległości słów

DocStorage wspiera wyszukiwanie słów, które występują w zadanej odległości od siebie. Aby wykonać wyszukiwanie uwzględniające odległości słów użyj znaku tyldy, "~", na końcu zwrotu. Na przykład aby wyszukać wyrażeń "dokument" i "zarządzanie" w sąsiedztwie 10 słów od siebie użyj zapytania:

"dokument zarządzanie"~10

Zwiększanie wagi wyrażenia

DocStorage określa poziom znaczenia pasujących dokumentów w zależności od znalezionych wyrażeń. Aby zwiększyć wagę wyrażenia użyj symbolu "^" wraz ze współczynnikiem (liczbą) na końcu wyrażenia, którego poszukujesz. Im wyższa waga znaczenia tym bardziej znaczące będzie dane wyrażenie.

Zwiększanie wagi daje możliwość kontrolowania znaczenia dokumentu poprzez zwiększenie wagi występującego w nim wyrażenia. Na przykład, jeśli wyszukujesz:

zarządzanie dokumentami

i chcesz, aby wyrażenie "dokumentami" było bardziej znaczące, zwiększ jego wagę używając symbolu "^" wraz z odpowiednim współczynnikiem za wyrażeniem. Możesz wpisać:

zarządzanie^4 dokumentami

To sprawi, że dokumenty z wyrażeniami "dokument" będą bardziej znaczące . Możesz również zwiększać wagę zwrotów jak w poniższym przykładzie:

"zarządzanie dokumentami"^4 "archiwizacja dokumentów"

Domyślnie współczynnik znaczenia wynosi 1. Współczynnik znaczenia musi być dodatni, ale może być mniejszy niż 1 (np. 0.2)

Operatory logiczne

Operatory logiczne pozwalają łączyć w odpowiedni sposób wyrażenia. DocStorage obsługuje następujące operatory logiczne: "AND", "+", "OR", "NOT" i "-" (Uwaga: operatory logiczne muszą być pisane wielkimi literami).

OR

Operator "OR" jest domyślnym operatorem łączenia. To oznacza, że jeśli nie ma żadnego operatora pomiędzy dwoma wyrażeniami, zostanie użyty operator "OR". Operator "OR" łączy dwa wyrażenia i powoduje, że dokument pasuje do kryteriów wyszukiwania gdy którekolwiek z wyrażeń jest odnalezione w dokumencie. Jest odpowiednikiem sumy zbiorów. Symbol "||" może być użyty zamiast słowa "OR".

Aby wyszukać dokumenty, które zawierają "zarządzanie dokumentami" lub tylko "dokument" użyj zapytania:

"zarządzanie dokumentami" dokument

lub

"zarządzanie dokumentami" OR dokument

AND

Operator "AND" powoduje, że dokument pasuje do kryteriów wyszukiwania gdy oba wyrażenia są odnalezione w dokumencie. Jest odpowiednikiem części wspólnej zbiorów. Symbol "&&" może być użyty zamiast słowa "AND".

Aby wyszukać dokumenty, które zawierają "zarządzanie dokumentami" i "archiwizacja dokumentów" użyj zapytania:

"zarządzanie dokumentami" AND "archiwizacja dokumentów"

+

Operator "+" (lub operator wymagania) wymaga aby wyrażenie następujące po symbolu "+" istniało gdzieś w dokumencie.

Aby wyszukać dokumenty, w którym musi występować "dokument" i może występować "archiwizacja" użyj następującego zapytania:

+dokument archiwizacja

NOT

Oparator "NOT" eliminuje dokumenty zawierające wyrażenie występujące po symbolu "NOT". Jest odpowiednikiem różnicy zbiorów. Symbol "!" może być użyty zamiast słowa "NOT".

Aby wyszukać dokumenty zawierające "zarządzanie dokumentami" ale nie zawierające "archiwizacja dokumentów" użyj zapytania:

"zarządzanie dokumentami" NOT "archiwizacja dokumentów"

Uwaga: Operator "NOT" nie może być użyty tylko z jednym wyrażeniem. Na przykład poniższe zapytanie nie zwróci żadnych rezultatów:

NOT "archiwizacja dokumentów"

-

Operator "-" (lub operator zabronienia) eliminuje z wyników wyszukiwania dokumenty, które zawierają wyrażenie występujące po znaku "-".

Aby wyszukać dokumenty zawierające "zarządzanie dokumentami" ale nie zawierające "archiwizacja dokumentów" użyj zapytania:

"zarządzanie dokumentami" -"archiwizacja dokumentów"

Grupowanie

DocStorage umożliwia użycie nawiasów do grupowania wyrażeń w celu zbudowania podzapytań. Może to być bardzo użyteczne do kontroli logiki zapytania.

Aby wyszukać "zarządzanie" lub "archiwizacja" i "dokument" użyj następującego zapytania:

(zarządzanie OR archiwizacja) AND dokument

Eliminuje to wszelkie wątpliwości i zapewnia, że słowo "dokument" musi istnieć wraz z jednym z wyrażeń: "zarządzanie" lub "archiwizacja".

Używanie znaków specjalnych

DocStorage umożliwia używanie znaków specjalnych, które są częścią składni zapytania. Aktualna lista znaków specjalnych przedstawiona jest poniżej

+ - && || ! ( ) { } [ ] ^ " ~ * ? : \

Aby użyć znaku specjalnego użyj znaku "\" przed znakiem specjalnym. Na przykład aby wyszukać wyrażenia "(1+1):2" użyj zapytania:

\(1\+1\)\:2

Unikalną funkcją systemu do zarządzania dokumentami SILVERCODERS DocStorage jest możliwość zaawansowanej pracy z dokumentami w oparciu o notatki, komentarze i podpisy. W powiązaniu z mechanizmem uprawnień i powiadomień funkcja ta umożliwia także zaawansowaną pracę grupową w przedsiębiorstwie.

Niezależnie od tego czy dokument jest skanem, czy dokumentem elektronicznym w formacie MS Office (doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx), OpenOffice (odt, ods, odp), RTF lub PDF, notatki, komentarze i podpisy mogą być umieszczane na konkretnej stronie, w konkretnym punkcie dokumentu i może być to realizowane graficznie, w oknie wbudowanego podglądu dokumentów.

Notatki, komentarze i podpisy mogą być prezentowane innym użytkownikom graficznie, w formie dodatkowej warstwy na podglądzie dokumentu i stanowią bardzo wygodną formę wymiany uwag, zleceń i akceptacji podczas elektronicznego obiegu dokumentu w instytucji.

Notatki publiczne są widoczne dla wszystkich użytkowników, którzy dodatkowo mają możliwość zmiany ich treści lub pozycji w dokumencie. Umożliwiają one wygodną dyskusję oraz wymianę uwag dotyczących dokumentów.

Notatki "tylko do odczytu" są widoczne dla wszystkich użytkowników, ale nie mają oni możliwości zmiany ich treści czy pozycji w dokumencie. Są one idealne do wyrażania zleceń, akceptacji, odrzuceń przez menadżerów, oraz pełnią one rolę elektronicznego podpisu.

Notatki prywatne są widoczne tylko przez autora oraz przez osoby specjalnie do tego uprawnione. Ten typ notatek jest przydatny do zapisywania osobistych notatek do dokumentu, lub jako prywatna lista zadań danego użytkownika.

Jednym z modułów aplikacji SILVERCODERS DocStorage jest moduł automatycznej esktracji danych z tekstu. Jego wykorzystanie pozwala przyśpieszyć proces wprowadzania danych do systemu. System korzystajac z zaprojektowanych wcześniej szablonów automatycznie rozpoznaje tekst dokumentu i po przetworzeniu uzupełnia metadane (atrybuty dokumentu).

SILVERCODERS DocStorage posiada wbudowane mechanizmy pozwalajace na ekstrację tekstu z większości najpopularniejszych formatów (doc, xls, rtf, txt, odt, itd.). Dodatkowo narzędzie zostało zintegrowane z aplikacja OCR Server, która jest potężnym i kompletnym serwerowym rozwiązaniem automatycznego rozpoznawania tekstu (OCR). Pozwala to na ekstrację tekstu równiez z dokumentów skanowanych oraz faksów. Poza dokumentem w formie oryginalnej przechowywana jest równiez wersja tekstowa, która pozwala m. in. na przeszukiwanie dokumentów oraz ekstrakcję metadanych.

Jednym z etapów dodawania dokumentu do systemu jest proces automatycznego pobierania metadanych. Moduł ekstrakcji z tekstu ułatwia proces wprowadzania dokumentu. Korzystajac z wbudowanego edytora szablonów użytkownik moze zaprojektować wzorce dokumentów często dodawanych do systemu (np. faktury, zlecenia, zamówienia, itd.). Szablony tworzone są w oparciu o mechanizm wyrazeń regularnych. Użytkownik przypisuje treści (np. numer faktury, data dokumentu) do metadanych dokumentu w systemie. Podczas wprowadzania dokumentu do systemu dokumenty porównywane są z szablonami. Znalezione treści są automatycznie wprowadzane do bazy danych.

Integralnym modułem programu DocStorage jest edytor szablonów. Narzędzie to umożliwia łatwą i intuicyjną budowę wzorców dokumentów, które pozwolą na automatyczne pobieranie danych z treści dokumentów. Korzystanie z edytora szablonów nie wymaga od użytkownika fachowej wiedzy z zakresu programowania, a jego przemyślane działanie gwarantuje możliwość budowania nawet najbardziej zawiłych konstrukcji. Stworzone szablony trafiają do bazy danych głównej aplikacji, co pozwala wykorzystać je przez dowolnego użytkownika systemu DocStorage.

System zarządzania dokumentami SILVERCODERS DocStorage może być w razie potrzeby obsługiwany za pośrednictwem przeglądarki internetowej bez instalacji na komputerze użytkownika. Takie rozwiązanie upraszcza i przyspiesza proces dostarczenia aplikacji do archiwizacji i obiegu dokumentów wielu użytkownikom końcowym i późniejszej jej aktualizacji.

Dzięki unikalnej technologii, przy odpowiednio wydajnym łączu sieciowym, użytkownik może korzystać z pełnego, nie uproszczonego interfejsu użytkownika, do złudzenia przypominającego klasyczny program "desktopowy". W przeciwieństwie do innych aplikacji internetowych do archiwizacji dokumentów użytkownik DocStorage ma dodatkowo łatwy i intuicyjny dostęp do zasobów lokalnego komputera, takich jak dyski czy drukarki.

W przedstawionym scenariuszu dostępna jest dodatkowo bogata w funkcje administratorska konsola www służaca do zarządzania konfiguracją i monitorowaniem serwerów oraz zarządzania użytkownikami. Dostępne jest szczegółowe monitorowanie, logowanie i raportowanie pracy serwerów aplikacji oraz konfigurowalny load-balancing pomiędzy serwerami aplikacyjnymi.

Komunikacja pomiędzy komputerem użytkownika i serwerem aplikacji może być w pełni szyfrowana, co zapewnia bezpieczeństwo i poufność danych.

Dzięki dostępności i możliwości łączenia w jednym środowisku trzech różnych interfejsów użytkownika: klasycznego, "desktopowego" programu, pełnej aplikacji internetowej, oraz uproszczonego interfejsu www, system zarządzania dokumentami SILVERCODERS DocStorage spełnia różnorodne wymagania i preferencje użytkowników, zapewnia wysoką produktywność pracowników oraz pełne wykorzystanie zasobów firmy.