DocStorage
SILVERCODERS DocStorage jest narzędziem, które pomoże Państwu usprawnić zarządzanie dokumentami w Państwa firmie. Przy dużej ilości elektronicznych lub papierowych dokumentów posiadanie jednej bazy danych dla wszystkich faktur, gwarancji, protokołów i innych dokumentów będzie dla Państwa olbrzymim ułatwieniem. W tym scenariuszu możliwe jest przeglądanie i czytanie dokumentów, dzielenie ich na kategorie, dokonywanie agregacji i raportów na każdej stacji roboczej. Przygotowanie zadania tworzenia kopii zapasowej wszystkich dokumentów w instytucji również będzie prostą sprawą. Elektroniczna archiwizacja dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów to technologie przyszłości.
Wydobywanie tekstu z dokumentów różnego formatu
Dokumenty mogą być dodawane do bazy danych z użyciem lokalnych plików na stacji roboczej lub też bezpośrednio ze skanera oraz automatycznie kompresowane. DocStorage potrafi wydobyć tekst z dokumentów w formacie doc, xls, ppt, pdf, rtf, odt, ods, odp, docx, xlsx, pptx i wielu innych i przechowywać go wraz z oryginalną binarną wersją. Mogą Państwo czytać szybko dokumenty bez dodatkowych aplikacji, które czasem wymagają dodatkowych licencji i czasu na załadowanie za każdym razem gdy otwierany jest plik. Aplikacja może użyć silnika OCR, aby wydobyć tekst również ze skanowanych dokumentów. Wydobywanie tekstu z dokumentów oznacza, że można przeprowadzić globalne wyszukiwanie pełnotekstowe we wszystkich dokumentach bez myślenia o ich formacie. Słowa kluczowe są podświetlane podczas oglądania dokumentów, które spełniają podane kryteria.
Wersjonowanie i podpisywanie dokumentów
DocStorage wspiera wersjonowanie dokumentów, więc możliwe jest przechowywanie wszystkich wersji dokumentu i zarządzanie nimi. Zaimplementowane wykrywanie duplikatów (Single Instance Storage) minimalizuje ilość przestrzeni dyskowej używanej do przechowywania dokumentów. Notatki dołączane do dokumentów oraz podpisywanie dokumentów daje Państwa firmie możliwość efektywnego zarządzania dokumentami.
Integracja z pakietami biurowymi
Zapewniamy pełną integrację z wiodącymi pakietami biurowymi takimi jak Microsoft Office i OpenOffice. Wspierane jest pełnotekstowe indeksowanie ich formatów plików, włącznie z OpenDocument (znanym także jako ODF i ISO/IEC 26300, pełna nazwa: OASIS Open Document Format for Office Applications) i Office Open XML (ISO/IEC 29500, zwanym także OOXML, OpenXML lub MSOOXML) wprowadzonym jako nowy domyślny format w Microsoft Office 2007. Gdy DocStorage jest zainstalowany dokumenty mogą być w prosty i szybki sposób dodawane do bazy danych przy użyciu polecenia na nowym pasku narzędziowym, który pojawi się w aplikacjach biurowych. Dokumenty przechowywane już w bazie danych mogą być otwierane bezpośrednio w aplikacjach biurowych i po wykonaniu jakiejkolwiek modyfikacji mogą być przesłane do DocStorage jako nowa wersja.
Możliwość pracy wielostanowiskowej
Program może pracować w sieci, dzięki czemu wszystkie operacje mogą być dokonywane na wielu stanowiskach komputerowych, przez wielu użytkowników jednocześnie. Możliwy jest centralny nadzór nad pracą całego systemu. Praca wielostanowiskowa nie wiąże się ze znaczącym podniesieniem kosztów. W razie potrzeby aplikacja może współpracować z darmowymi serwerami bazodanowymi PostgreSQLi FirebirdSQL. Oczywiście obsługiwane są również inne popularne produkty, jak Microsoft SQL Server, dzięki czemu istnieje możliwość wykorzystania zakupionych wcześniej licencji na tego typu produkty. Przy użyciu DocStorage Web Module możliwy jest dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie z komputerów, urządzeń typu PDA, telefonów komórkowych itd. Moduł może być osadzony w serwisie internetowym, dzięki czemu publiczne dokumenty mogą być udostępnione w sieci WWW.
Współpraca programów DocStorage i Środki Trwałe
DocStorage może stanowić znakomite uzupełnienie programu Środki Trwałe. Środki Trwałe to program służący do ewidencjonowania przedmiotów w Państwa firmie. Często zachodzi potrzeba dołączenia zdjęcia, faktury, gwarancji lub innego dokumentu do inwentaryzowanego elementu. Jest to możliwe przy użyciu tych obu programów. Dużym atutem tej pary jest prostota obsługi, co znajduje uznanie wśród naszych klientów i wypiera inne programy o podobnej tematyce. Więcej o programie Środki Trwałe
Wdrożenia, szkolenia, pomoc techniczna po zakupieniu programu
Naszym klientom poza wdrożeniem i skonfigurowaniem oprogramowania oraz dopasowaniem do indywidualnych potrzeb oferujemy kompleksowe szkolenia z zakresu obsługi danego programu. Na życzenie dostarczamy również niezbędny sprzęt. Oprócz tego świadczymy usługi pomocy technicznej, które poza pomocą dotyczącą obsługi oprogramowania dają również możliwość darmowego dostępu do najnowszych wersji programu.
System zarządzania dokumentami (DMS) jest programem komputerowym, lub zestawem programów komputerowych, używanych do archiwizacji dokumentów elektronicznych i obrazów (skanów) dokumentów papierowych, ich przechowywania i śledzenia. System zarządzania dokumentami może stanowić część większego systemu klasy Enterprise Content Management (ECM).
Elektroniczne archiwum dokumentów może być dodatkowo wyposażone w narzędzia elektronicznego obiegu dokumentów lub zintegrowanie z nimi. Dzięki nim każda z osób może pracować nad dokumentem na swoim poziomie kompetencji a następnie przekazywać go kolejnym pracownikom.
Zastosowaniem systemów zarządzania dokumentami jest wspomaganie przetwarzania zarówno dokumentów wewnętrznych, powstających i wykorzystywanych w organizacjach, jak i dokumentów napływających z otoczenia, takich jak zamówienia od klientów czy faktury kosztowe.
Integracja z narzędziami OCR (Optical Character Recognition), pozwala przetworzyć dokumenty z postaci papierowej (graficznej) w formę tekstową i daje możliwość przechowywania, indeksowania i przeszukiwania tradycyjnych dokumentów w elektronicznym archiwum.
Funkcje informatycznych systemów zarządzania dokumentami to przede wszystkim: rejestrowanie, porządkowanie i klasyfikacja dokumentów, kontrola ich wersji, archiwizacja danych, powiadomienia o zmianach, monitorowanie plików i folderów, obsługa różnych formatów plików, przenoszenie dokumentów, wysyłanie ich w obieg, zarządzanie obiegiem dokumentów.
Dla każdego dokumentu przechowywane są zazwyczaj skojarzone z nim metadane. Mogą one zawierać np. datę dodania dokumentu lub identyfikator użytkownika, który dokument umieścił w systemie. System zarządzania dokumentami może także wydobywać metadane z dokumentów automatycznie lub umożliwiać użytkownikom dodawanie metadanych. Niektóre systemy używają OCR dla zestanowanych obrazów lub wydobywają tekst z elektronicznych dokumentów. Uzyskany w ten sposób tekst może być użyty do wyszukiwania dokumentów według słów kluczowych.
Wiele systemów zarządzania dokumentami integruje się bezpośrednio z innymi aplikacjami, aby ich użytkownicy mogli otwierać dokumenty bezpośrednio z repozytorium dokumentów, wykonywać zmiany i zapisywać zmiany z powrotem do repozytorium jako nową wersję, bez opuszczania aplikacji. Integracja zazwyczaj dotyczy pakietów biurowych, klientów pocztowych i aplikacji do pracy grupowej.
Poza prostym dostępem do poszczególnych dokumentów, zazwyczaj na podstawie unikalnego identyfikatora, system zarządzania dokumentami oferuje zazwyczaj funkcje wyszukiwania uwzględniający metadane, jak i samą treść dokumentu. Niektóre systemy umożliwiają zastosowanie złożonych wyrażeń z użyciem operatorów i wielu słów kluczowych. Dostęp może być realizowany za pomocą wcześniej zbudowanych indeksów, lub na bieżąco skanować dane, co jednak jest dużo bardziej czasochłonne.
DocStorage oferuje wysokowydajne, w pełni funkcjonalne, punktowane wyszukiwanie pełnotekstowe w przechowywanych dokumentach.
Każde zapytanie składa się z wyrażeń i operatorów. Istnieją dwa typy wyrażeń: wyrażenia pojedyncze i zwroty. Wyrażenie pojedyncze jest pojedynczym słowem takim jak "dokument" lub "zarządzanie". Zwrot to grupa słów otoczona cudzysłowami taka jak "zarządanie dokumentami". Kilka wyrażeń może być łączonych razem za pomocą operatorów logicznych w celu stworzenia bardziej złożonego zapytania. DocStorage wspiera dodatkowe modyfikowanie wyrażeń zapytania, aby zapewnić szeroki zakres opcji wyszukiwania.
Unikalną funkcją systemu do zarządzania dokumentami SILVERCODERS DocStorage jest możliwość zaawansowanej pracy z dokumentami w oparciu o notatki, komentarze i podpisy. W powiązaniu z mechanizmem uprawnień i powiadomień funkcja ta umożliwia także zaawansowaną pracę grupową w przedsiębiorstwie.
Niezależnie od tego czy dokument jest skanem, czy dokumentem elektronicznym w formacie MS Office (doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx), OpenOffice (odt, ods, odp), RTF lub PDF, notatki, komentarze i podpisy mogą być umieszczane na konkretnej stronie, w konkretnym punkcie dokumentu i może być to realizowane graficznie, w oknie wbudowanego podglądu dokumentów.
Notatki, komentarze i podpisy mogą być prezentowane innym użytkownikom graficznie, w formie dodatkowej warstwy na podglądzie dokumentu i stanowią bardzo wygodną formę wymiany uwag, zleceń i akceptacji podczas elektronicznego obiegu dokumentu w instytucji.
Notatki publiczne są widoczne dla wszystkich użytkowników, którzy dodatkowo mają możliwość zmiany ich treści lub pozycji w dokumencie. Umożliwiają one wygodną dyskusję oraz wymianę uwag dotyczących dokumentów.
Notatki "tylko do odczytu" są widoczne dla wszystkich użytkowników, ale nie mają oni możliwości zmiany ich treści czy pozycji w dokumencie. Są one idealne do wyrażania zleceń, akceptacji, odrzuceń przez menadżerów, oraz pełnią one rolę elektronicznego podpisu.
Notatki prywatne są widoczne tylko przez autora oraz przez osoby specjalnie do tego uprawnione. Ten typ notatek jest przydatny do zapisywania osobistych notatek do dokumentu, lub jako prywatna lista zadań danego użytkownika.